За никого не е изненада, че голяма част от бизнес администрирането вече се извършва електронно. С бързите темпове на дигитално развитие, пазарът вече предлага множество програми, които да улеснят най-различни аспекти от работата на едно предприятие. Счетоводството, в частност издаването на фактури, също спада в тази категория.

Днес фактурирането може да става лесно и бързо по електронен път. Благодарение на специализиран софтуер, малкият и средният бизнес имат възможност да оптимизират счетоводните си нужди и да улеснят работата си допълнително.

Тази статия ще ви запознае по-подробно с фактурирането като процес, както и предимствата на извършването му по електронен път. Също така, ще ви представим вече наложила се на пазара програма, която е подходяща за нуждите на различни компании.

Какво представлява фактурирането?

Фактурата е документ, с който хората се сблъскват ежедневно, независимо дали в качеството си на потребители или продавачи. В най-общи линии, фактурите представляват документален запис на всяка една транзакция между бизнес и клиент.

Независимо дали компанията предлага продукти или услуги, с някои малки изключения, тя е длъжна да издаде фактура за всяко плащане, което получава в замяна. По този начин всеки бизнес може да удостовери откъде идват приходите му (или дори разходите му, когато купува продукти, материали или услуги от други компании).

Фактурирането може да включва различно ниво на детайлност, но някои от основните типове информация, които трябва да бъдат записани, са:

• Страните по сделката и техните данни;

• Цената на продуктите/услугите, предмет на фактурата;

• Количеството закупени или предоставени продукти/услуги;

• Методите и разходите по доставката на закупените продукти, ако е приложимо;

• Начислените данъци, например ДДС;

• Методът на плащане;

• Датата на сделката;

• Други допълнителни условия, които се отнасят до конкретния случай.

Тази информация се издава от бизнеса, но се споделя и с клиента/купувача. Всеки бизнес е длъжен да поддържа изряден каталог от всички издадени фактури, които се представят пред НАП или други органи в случаи на потребителски оплаквания, спорове с други компании, и т.н.

Кога бизнесите издават фактури?

Всеки път, когато се изисква плащане, се издава фактура. Дори плащането да е с нулева стойност, например защото клиентът използва ваучери, промоции и други подобни бонуси, продажбата на продукт или услуга трябва да бъде документирана.

Фактурирането лесно се визуализира, когато говорим за магазин или голям бизнес. Но това, което някои хора не знаят, е, че дори малките бизнеси, например самонаетите лица, които предоставят услуги - фотографи, частни учители, илюстратори, и т.н. - също са длъжни да издават фактури за услугите си.

Източник: Freepik

Бъдещето на бизнеса: електронно фактуриране

Отдавна е отминало времето на ръчното издаване и проверяване на всяка фактура от счетоводител. На практика всички бизнеси днес използват софтуер, за да улеснят фактурирането и да поддържат дигитален запис на транзакциите си. Дори частните счетоводни къщи, които работят с множество компании едновременно, разчитат на софтуер, за да се справят с нестихващия поток от фактури.

Големите компании обикновено разполагат с голям счетоводен екип и мощни програми, с които да обработват фактурите си. Но средният и малкият бизнес често нямат средствата да подсигурят редовно заплащане на счетоводители.

Добрата новина е, че поради голямото търсене, днес вече съществуват достъпни решения за електронно фактуриране. Примери като програмата за фактури Odo Pro помагат на малките и средните предприятия да покрият счетоводните си нужди напълно. Същевременно, бизнесите могат да спестят солидни разходи като избегнат нуждата да поддържат отдел от счетоводители или да наемат външна счетоводна фирма.

Предимства на електронното фактуриране

Вече изтъкнахме някои от основните причини компаниите да предпочитат счетоводен софтуер пред по-старомодните методи за фактуриране. Но ако читателите все още имат съмнения относно този тип технологии, ето кои са основните им предимства:

• Бюджетни решения: лицензите за програми за електронно фактуриране обикновено са в пъти по-евтини от поддръжката на цял счетоводен отдел в компанията или разработването на собствен софтуер за целта;

• Лесно и нагледно: счетоводните програми днес са добре организирани и лесни за ползване дори за хора без счетоводно образование;

• Бързо и сигурно: счетоводните програми се справят с голямо натоварване и позволяват по-бързата обработка на много данни. Същевременно, много от тях автоматично съхраняват копие от данните, за да не се губи информация при възникването на техническа грешка.

Както се наблюдава в други сектори, делегирането на счетоводни услуги към софтуер значително спомага на бизнесите да оптимизират финансите си и да поддържат изрядно фирмената си информация.

Как да изберем програма за фактуриране

Повечето програми за електронно фактуриране се припокриват във функциите, които предлагат. В края на краищата, издаването на фактури изглежда по горе-долу сходен начин, независимо какъв е предметът на дейност на фирмата.

Единствената съществена разлика е обемът на работа, което има ефект върху броя издадени фактури и може да определи колко сложен или мощен софтуер желае да ползва компанията.

Имайки това предвид, факторите, които могат да определят коя програма за фактуриране е най-подходяща за една компания, включват:

• Ниво на сложност: някои програми идват с по-малко, но по-лесни за ползване функции от други. Те биха били подходящи за малък бизнес с нисък оборот, например самонаети лица без счетоводен опит. Но по-развитите бизнеси, които могат да си позволят да наемат постоянен счетоводител, могат да му поверят по-сложна програма с по-богат набор от функции.

• Езикова поддръжка: някои програми се предлагат само в една-две езикови версии, докато други поддържат повече. Тук компанията трябва да прецени в какви региони ще издава фактури и дали софтуерът е достъпен за служителите, които ще работят с него.

• Цена: разбира се, оптимизирането на бюджета е едно от основните предимства на програмите за електронно фактуриране. Различните програми идват с различен етикет, но е важно да имате предвид какво включва цената. Понякога по-големият разход е оправдан, ако бизнесът се нуждае от по-сложни и подробни функции.

Това са най-основните фактори, които е добре бизнесите да имат предвид, когато избират програма за фактуриране.

Заключение

Както други звена на бизнес администрирането, днес дори издаването на фактури може да се извършва бързо и лесно по електронен път. Благодарение на широкото предлагане на различен софтуер за електронно фактуриране, малките и средните бизнеси имат голям избор от инструменти, които да използват за улесняването на счетоводната си дейност като я прехвърлят в електронен формат.